giovedì 15 marzo 2012

Organizziamoci!

Facciamo le nostre to-do-list

Una to-do-list è semplicemente una lista di cose da fare.
Vi sarà mai capitato di avere talmente tante cose da fare e di temere di dimenticarvi qualcosa a tal punto da prendere carta e penna e segnare in maniera frettolosa tutto quello che vi veniva in mente... Ecco in quel momento avete creato una to-do-list.
Fare una to-do-list ci permette di mettere un punto fermo nella marea di cose e di impegni da fare ogni giorno. Come tutti gli strumenti, puoi usarlo a tuo vantaggio oppure esserne usato. Inoltre, dovrebbe avere il vantaggio di ridurre notevolmente lo stress. Se invece lo causa... probabilmente vi siete lasciati prendere un po la mano con le liste!!
Io ho trovato un modo tutto mio di fare le to-do-list. Un po unendo varie informazioni raccolte sulla rete e un po utilizzando il buon senso.
Intanto ci scrivo di tutto. Così sono sicura di trovare qualunque appuntamento, lista, impegno, io abbia scritto.
Scrivere le cose da fare e come farle, sgombera la mente e ti da la certezza che non ti darebbe un post-it oppure un momentaneo foglio volante.
Personalmente utilizzo sia il supporto cartaceo che quello informatico.

Per quanto riguarda il supporto informatico utilizzo un programmino portable sulla chiavetta.
Un progamma portable non ha bisogno di installazione. Quello che utilizzo io si chiama EssentialPIM.
Potete scaricarlo gratuitamente a questo indirizzo:  http://essentialpim-portable.softonic.it/
Questa Agenda elettronica non è solo una semplice agenda. Da la possibilità di inserire eventi che si ripetono con una certa frequenza, un elenco di password che utilizziamo di frequente... Varie rubriche tra cui To-do-list, impegni, etc. Ha anche la possibilità di configurare la tua popsta elettronica e scaricare direttamente i messaggi di posta... Insomma è un pochino elaborata. Ma non è necessario l'uso del pc per creare le proprie to-do list.

Per i meno esperti della rete, c'è sempre il Google Calendar dal quale si accede proprio dalla pagina ufficiale di http://www.google.it/. E' un calendario che ti permette di inserire appuntamenti vari. Anche questo calendario ha la possibilità di inserire avvenimenti che si ripetono (ad esempio, se ogni sabato pomeriggio vado in Parrocchia per fare catechismo, posso inserlo una sola volta ed impostare che tutti i sabati -fino a una data stabilita- ho questo appuntamento).

Ma torniamo al supporto cartaceoe a come organizzo le mie to-do-list.
Se non avete una agenda, va bene anche un quaderno con gli anelli e dei fogli forati.

Io divido le mie to-do-list in due grandi categorie: quelle statiche sono quelle che contengono una lista di operazioni da compiere che sono sempre le stesse (per esempio, la lista delle cose da fare in casa prima di partire per un viaggio, le cose da fare la sera prima di andare a letto, etc). Queste liste prendono il nome di Routine. Poi ci sono le to-do-list dinamiche che cambiano ogni giorno.  Nelle to-do-list dinamiche deve essere sempre chiaro  "cosa" fare, "quando" farla e "dove" farla. Ognuno può crearsi le proprie grandi categorie. Io ho varie to-do-list dinamiche alle quali io ho dato questi nomi:
  1. Casa
  2. Lavoro
  3. Parrocchia-Movimento
  4. Desideri
In ogni lista ho l'elenco delle cose che devo fare a casa, al lavoro, in Parrocchia e nella Lista "Desideri" scrivo tutto quello che vorrei fare un giorno (ad esempio, migliorie alla casa, le piante che vorrei coltivare, i lavori all'uncinetto che vorrei realizzare...).

Il tutto però condito da un iter da seguire  (elaborato da David Allen) preso con le dovute "pinzette".

Il metodo consiste nel raccogliere tutte le cose (e-mail, telefonate, commissioni, letture, fax etc) in un “ingresso” (sarebbe una specie di vaschetta portadocumenti in cui mettere tutto quello che arriva: posta, e-mail stampate, bollette, to-do-list, etc), di prenderle in mano chiedendosi se e cosa dobbiamo farne:
  1. se NON presuppone un’azione si prospettano subito 3 possibilità:
    1. si può cestinare
    2. lo archiviamo per futura consultazione
    3. un’azione è prematura, la lasciamo in incubazione all’interno di un’apposita lista (Da fare)
  2. se PRESUPPONE un’azione, bisogna distinguere se:
    1. è composta da più di una azione, allora viene creato un apposito progetto
    2. è composta da un’unica azione:
      1. bastano MENO di 2 minuti per eseguirla: FALLA !
      2. servono PIU’ di 2 minuti:
        1. delega a qualcun altro e inseriscila nella lista dei feedback (In attesa)
        2. “spostala” temporaneamente inserendola nella lista delle prossime cose da fare (Prossime Cose) oppure inseriscila in agenda se è assolutamente necessario che venga eseguita in un preciso momento.
Nessuna azione deve ritornare nella cassettina dell’ingresso, soltanto in questo modo possiamo essere sicuri che tutto venga processato e che dobbiamo decidere un’unica volta cosa sia da fare con quella cosa. L’avere già deciso cosa sia da fare e quindi essere già pronti all’azione quando si prenderà in mano quella cosa, allevia di molto lo stress, perchè non è necessario prendere un’altra volta una decisione sul da farsi. In questo modo il tutto si riduce a gestire in modo sistematico una serie di liste (to-do list) e un’agenda, che ci aiutano a ricordare, secondo il contesto e il momento, quale siano le azioni da intraprendere.

Un aspetto che David Allen sottolinea con enfasi è, che il GTD dà alcune regole di base, ma che il sistema uno lo debba creare da sè ed adattarlo alle proprie esigenze, poichè ognuno ha compiti unici da svolgere e ciò che può risultare efficace per Tizio non è detto che risulti efficace anche per Caio. Un esempio semplice e veloce è la scelta di come gestire le famose liste: c’è chi preferisce il formato elettronico, mentre molti altri non rinuncerebbero mai alla carta.

Ed ora passiamo ai fatti. Proviamo ad elaborare una to-do list per domani.

Buon lavoro!


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